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Datenschutzerklärung

AI Frankfurt Rhein-Main e.V.

1. Verantwortlicher

AI Frankfurt Rhein-Main e.V.
c/o Stefan Jäger
Hartmann-Ibachstr. 85
60389 Frankfurt am Main
E-Mail: info@ai-frankfurt.de
Telefon: +49 (0)151 20834810

2. Übersicht der Verarbeitungen

Nachfolgend informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei der Nutzung unserer Website latent-lab.de gemäß Art. 13, 14 DSGVO.

3. Hosting und Server-Logdateien

Diese Website wird auf einem Server der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland gehostet. Beim Aufruf unserer Website werden durch den Webserver automatisch sogenannte Server-Logfiles erstellt. Diese enthalten:

  • die aufgerufene Seite bzw. Datei
  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs
  • übertragene Datenmenge
  • Meldung über erfolgreichen Abruf
  • anfragende Domain

Wir speichern keine IP-Adressen in unserer Anwendung. Auf Ebene des Webservers (Traefik Reverse Proxy) können kurzfristig technische Logdaten anfallen, die automatisch nach 7 Tagen gelöscht werden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der sicheren und störungsfreien Bereitstellung der Website).

4. Anonyme Befragung (Survey)

Auf unserer Website bieten wir Befragungen zur KI-Transformation in der Region Frankfurt Rhein-Main an. Die Teilnahme ist freiwillig.

Öffentliche Befragung (Survey 01):

  • Die Teilnahme erfolgt vollständig anonym.
  • Es werden keine personenbezogenen Daten erhoben.
  • Es werden keine IP-Adressen gespeichert, keine Cookies gesetzt und kein Referrer-Logging durchgeführt.
  • Die anonymen Antworten werden als JSON-Dateien auf unserem Server gespeichert.

Eingeschränkte Befragung (Survey 02):

  • Der Zugang ist auf eingeladene Teilnehmer beschränkt.
  • Zur Zugangsverifizierung wird Ihre E-Mail-Adresse serverseitig gegen eine Einladungsliste geprüft.
  • Die E-Mail-Adresse wird nicht gespeichert und nicht mit den Antworten verknüpft — sie dient ausschließlich der einmaligen Zugangsfreigabe.
  • Die Antworten selbst werden anonym gespeichert (wie bei Survey 01).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Durchführung wissenschaftlicher Erhebungen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung durch aktive Teilnahme).

Speicherdauer: Anonyme Survey-Antworten werden maximal 24 Monate aufbewahrt.

5. Interview-Opt-in

Am Ende der Befragung haben Teilnehmer die Möglichkeit, freiwillig ihre Kontaktdaten für ein vertiefendes Interview zu hinterlassen. Diese Kontaktdaten werden getrennt von den Survey-Antworten gespeichert und können nicht mit diesen verknüpft werden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).
Speicherdauer: 6 Monate oder bis zum Abschluss der Interviewphase, je nachdem was früher eintritt.

6. Kontaktformular

Wenn Sie uns über das Kontaktformular kontaktieren, werden folgende Daten verarbeitet: Anrede, Vorname, Name, E-Mail-Adresse und optional Telefonnummer. Diese Daten werden über den Dienst Brevo (Sendinblue) verarbeitet und an uns weitergeleitet.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen).
Speicherdauer: Kontaktanfragen werden nach vollständiger Bearbeitung und Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gelöscht.

7. E-Mail-Benachrichtigungen

Bei Eingang einer Survey-Antwort wird eine interne Benachrichtigung an die Verantwortlichen versendet. Diese enthält lediglich die Survey-ID, den Zeitstempel und die Anzahl beantworteter Fragen — keine personenbezogenen Daten. Der Versand erfolgt über den SMTP-Dienst von Brevo.

8. AI-Eventkalender

Wir betreiben unter latent-lab.de/kalender einen redaktionellen Kalender mit KI-Veranstaltungen in Frankfurt Rhein-Main. Die Einträge werden automatisiert aus öffentlich zugänglichen Veranstaltungsankündigungen zusammengetragen und vor der Veröffentlichung von uns geprüft.

Welche Daten wir erfassen:

  • Titel, Kurzbeschreibung, Datum, Uhrzeit und Ort der Veranstaltung
  • die veranstaltende Institution und den Link zur offiziellen Veranstaltungsseite
  • Format (z. B. Konferenz, Meetup) und Teilnahmekosten, soweit angegeben

Personenbezug:

  • Namen von Personen — etwa Referierende — können in einem Eintrag erscheinen, wenn der Veranstalter sie im Titel oder in der öffentlichen Ankündigung nennt.
  • Wir übernehmen solche Namen unverändert aus den öffentlichen Quellen des Veranstalters.
  • Wir recherchieren nicht zu Personen und ergänzen keine Angaben wie Funktionsbezeichnungen, Arbeitgeber, Kontaktdaten, Profile oder Fotos. Eine weitergehende Verarbeitung oder Verknüpfung findet nicht statt.
  • Der Kalender enthält keine Kontaktdaten von Personen.

Eingesetzte Technik: Für die Recherche nutzen wir ein KI-Sprachmodell (Claude von Anthropic, bezogen über den in der EU betriebenen Dienst Requesty) sowie den Websuchdienst Tavily. Dabei werden Suchanfragen und Inhalte der gefundenen öffentlichen Webseiten an diese Dienste übermittelt. Näheres unter Auftragsverarbeiter.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem redaktionellen Überblick über öffentlich angekündigte Veranstaltungen).
Speicherdauer: Einträge werden nach Ende der Veranstaltung nicht mehr öffentlich angezeigt und spätestens 12 Monate danach gelöscht.

Widerspruch und Entfernung: Wenn Sie als Veranstalter oder als genannte Person nicht im Kalender erscheinen möchten, genügt eine Nachricht über unser Kontaktformular. Wir entfernen den Eintrag umgehend.

9. Auftragsverarbeiter

Wir setzen folgende Dienstleister ein:

Mit Hetzner und Brevo bestehen Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO; eine Übermittlung in Drittländer findet dort nicht statt. Bei der Recherche für den Eventkalender werden Inhalte öffentlicher Webseiten an Anthropic und Tavily in den USA übermittelt; die Übermittlung stützt sich auf Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Es werden dabei keine Daten von Nutzerinnen und Nutzern dieser Website übermittelt.

10. Externe Links

Unsere Website enthält Links zu externen Diensten, insbesondere:

  • Luma (lu.ma) — für die Event-Registrierung. Beim Klick auf Registrierungslinks verlassen Sie unsere Website. Es gelten die Datenschutzbestimmungen von Luma.

Für die Datenverarbeitung durch externe Dienste nach Verlassen unserer Website sind wir nicht verantwortlich.

11. Cookies und Tracking

Diese Website verwendet keine Tracking-Cookies, keine Analyse-Tools und keine Werbecookies. Es werden keine Dienste wie Google Analytics, Facebook Pixel oder vergleichbare Tracking-Technologien eingesetzt. Ein Cookie-Banner ist daher nicht erforderlich.

Es können technisch notwendige Cookies im Rahmen der Server-Kommunikation anfallen (z.B. Session-Handling). Diese dienen ausschließlich der Funktionsfähigkeit der Website.

12. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

  • Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)
  • Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
  • Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Hinweis: Da die Survey-Antworten anonym erhoben werden und keiner Person zugeordnet werden können, ist eine nachträgliche Auskunft, Berichtigung oder Löschung einzelner Antworten technisch nicht möglich.

13. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Gustav-Stresemann-Ring 1
65189 Wiesbaden
Telefon: +49 611 1408-0
https://datenschutz.hessen.de

14. Änderungen

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen umzusetzen.

Stand: September 2026